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ライトニングFAX

 「ライトニングFAX FAXセキュリティオプション」 開発背景

2005年4月1日に個人情報保護法が施行され、各企業における情報保護対策も急速に進んできています。

特に情報システムを構築している企業では、扱うデータ量や種類も多岐にわたり、すでに多くの対策法、システムソリューションが紹介されています。

しかし、企業における個人データのやり取りには様々なシーンが存在し、まだ基準が曖昧なままであったり、見過ごされているケースが多々あることも事実です。

そこで、キヤノンソフト情報システムはその中でも特にFAX業務での個人情報の安全管理のニーズが高まっているのに着目し、「FAXセキュリティオプション」を開発いたしました。

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 「FAXセキュリティオプション」とは?

通常のライトニングFAXにオプション機能として付け加えて頂くだけで、FAX送信業務における既存FAX機とライトニングFAXサーバを連携、さらにPCからのFAX送信指示をサーバ側にて一元管理を行います。

また実際に送信する前に“承認”を行うことで、FAX送信時の宛先誤送信を未然に防止します。

従来のFAX機はそのままご利用いただけます
 
「IP-FAXアダプタ(FAXセキュリティオプション付属のハードウェア)」を経由することで既存FAX機との連携を容易に行うことができます。
利用者は、従来通りのFAX機操作で運用が可能です。


社外に送信されるFAX文書を一元管理し、情報漏えいを未然に防止
  FAX文書の漏えい・誤送信を防ぐ以下の機能を備えています。

  • FAX機、PCからの送信データを全て一元的に承認可能
  • 複数承認者設定可能
  • 遠隔地からでも承認可能
  • FAX機で入力された宛先に対する宛先リストとの照合、認証機能装備
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 特徴
既存のFAX環境に統合可能
 
  • FAX機で入力されたFAX送信情報は、「IP-FAXアダプタ」を介してライトニングFAXへ登録。

  • FAX機からは従来のオペレーションでFAX送信先を入力可能。
  • このとき送信先FAX番号の後に「社員番号」を入力することで、誰が送信したかもライトニングFAX側へ登録することが出来ます。(今後拡張機能)

  • 登録された送信データは「スタンバイ」ステータスで自動登録され、承認者の方が「スタンバイ」データ、FAX送信先を再度確認・承認を行います。

PCからの送信データも自動登録可能
  FAX文書の漏えい・誤送信を防ぐ以下の機能を備えています。
  • PCからは、ライトニングFAXクライアントソフト標準機能によりFAX送信先を入力可能

  • ライトニングFAXサーバ上ではPCで登録された送信データが「スタンバイ」ステータスで登録され、承認者の方が「スタンバイ」データ、FAX送信先を再度確認・承認を行います。
FAX機ごとにフォルダ管理が可能
 
  • ライトニングFAX登録時、FAX機ごとにデータを自動振分可能

  • 拠点、部署ごとにFAX機を使い分け、自動的に送信データをフォルダ管理することで、承認者レベルでの作業分担も容易に行うことが可能です。
どこでも登録 どこでも承認
 
  • 遠隔地からでも、ライトニングFAXサーバへの送信データ登録が可能です。
     PCから登録時はLAN環境

  • ライトニングFAXには「ユーザID」、「パスワード」によってログオンするため、LAN環境さえつながっていればどこからでも承認作業が行えます。
「念には念を」の細かな設定が可能
 
  • 承認者の方が「承認」と同時に自動送信設定にすることが可能。
    もちろん、「承認」と「送信」を別で行うことも可能です。
    例)承認者の方が「承認」と同時に送信データのステイタスが「承認済み」に変更。「承認済み」のアイテムを承認要求者が確認、送信することで、担当者が責任持って送信することが出来ます。

  • フォルダごとにパスワードを設定することが出来るため、部外者(他拠点)の方が他のフォルダに登録されている送信データを閲覧することは出来ません。

    ユーザ権限により閲覧できるフォルダを制限することができます。

    アドミニストレータ権限全フォルダの閲覧が可能です。
    一般ユーザ権限特定のフォルダの閲覧のみ可能です。
送信後の履歴管理も可能
 
  • 送受信履歴をサーバ側で一元管理が可能なため、誰に、いつ、何を送ったのかが一目瞭然です。

  • 一定期間経過したデータを自動的に削除する「自動削除機能」を備えています。
    もちろん、履歴データを削除せず定期的にバックアップして頂く事で、証拠としてのデータを保全できます。
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 FAX誤送信防止システム 導入事例

CSID、OCRを利用した誤送信防止システムや送信FAXの二重チェック業務フローをシステム化した事例をご紹介しています。

FAX誤送信防止システムの事例紹介ページへ


お問い合わせ先

キヤノンソフト情報システム株式会社
フォームでのお問い合わせ
東京(パッケージ事業本部 営業部) TEL: 03-6701-3577   FAX: 03-6701-3572
大阪(西日本営業部) TEL: 06-6125-4820   FAX: 06-6125-4821

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